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U2D Aprenia Blog | Onboarding


Effizientes digitales Onboarding


Die ersten Schritte bestimmen über den Erfolg im Unternehmen. Langweilige und eintönige Begrüßungsmappen bremsen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen aus. Wie Sie Fehler beim Onboarding-Prozess vermeiden, erfahren Sie in diesem Artikel.


5 Min. Lesezeit
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Onboarding ≠ Onboarding


Als klassisches Onboarding wird ein Prozess bezeichnet, in dem neue Mitarbeiter*innen in die Unternehmensphilosophie, das Team und die neuen Tätigkeit eingearbeitet werden.

Dies setzt nicht zwingend das Ausscheiden eines bereits beschäftigten Angestellten voraus. Eine Beförderung oder auch ein Rollout der Stellen im Unternehmen reicht, um interne Mitarbeiter*innen in einer neuen Tätigkeit unterweisen zu müssen.

Ein zentraler digitaler Ort für das Ablegen und Verfassen von Know-how zwischen Kolleg*innen ist für alle Parteien von Vorteil und stellt dabei einen geringeren Aufwand als das Erstellen einer eintönigen Übergabemappe in Papierform dar.





Bleiben Sie attraktiv für Ihre Mitarbeiter


Ist eine neue Stelle frei geworden, startet der Aufwand im Personalwesen mit dem Bewerbungsverfahren. Dieses beinhaltet den gesamten Prozess zur Besetzung einer offenen Stelle im Unternehmen.

Der Umfang des Verfahrens ist i. d. R. abhängig von der zu besetzenden Position und kann Monate andauern. Ist jedoch ein/e geeignete/r Mitarbeiter*in gefunden steht dem Erfolg im Unternehmen nichts mehr im Weg, richtig?

Die vereinbarte Probezeit verzögert eine direkte Bindung zwischen Unternehmen und Angestellten, da es beiden Seiten erlaubt ist mit einer gesonderten Frist aus dem Vertrag auszutreten.

Wird also das Arbeitsverhältnis nicht schon von Beginn an attraktiv gestaltet, besteht das Restrisiko, dass der/die neu/e Mitarbeiter*in und somit den Mehrwert, den diese*r dem Unternehmen geboten hätte, verloren ist.

Das gesamte Verfahren ist mit verschiedenen Herausforderungen verbunden, die es zu überwinden gilt.




Herausforderungen beim Onboarding


Steht der erste Arbeitstag bevor, sind meist mehrere Angestellte bei der Integration des neuen Mitglieds involviert.

Für gewöhnlich erhält ein/e Teamkolleg*in die Verantwortung für die Einweisung des/der neuen Mitarbeiter*in.

Dabei bleibt die Regeltätigkeit meist liegen, was nach der Einweisung zu Frustration, Stress und Überstunden führt. Dass der/die Newcomer*in dafür nicht verantwortlich ist, wird vom Betroffen unbewusst leicht verdrängt.

Die Zusammenarbeit wird also von Beginn an auf die Probe gestellt.

Zudem erfolgt bei den meisten Neulingen nach dem Eintritt nach und nach ein systematisches Durcheinander. Von allen Seiten werden gutgemeinte Ratschläge, Tipps und Wissen übermittelt, das zunächst nicht zugeordnet werden kann.

Wissensbücher, Arbeitsmappen, Richtlinien uvm. ohne Kontext können Druck und Überforderung begünstigen.

Hinzukommt, dass die Lernziele im Vorfeld größtenteils nicht gesetzt sind, sodass die richtigen Fragen unter der Masse an Informationen verloren gehen. Das wiederum führt zu mehr Zeitaufwand und belastet den/die Mitarbeiter*in unnötig.

Die größte Herausforderung ist es also, den/die neue/n Mitarbeiter*in nicht in das kalte Wasser springen zu lassen, sondern diese*n an die Hand zu nehmen.

Lernpfade, Gruppen, Kategorien, Nachrichten (Verlinkung auf die jeweiligen Blogs) und vieles mehr! Das ist es worauf das intuitive Wissensmanagementsystem, U2D Aprenia Wert legt.



U2D Aprenia als Erfolgsfaktor beim Onboarding

Wissenszentralisierung und -transfer


Hinter einem Onboarding-Prozess steckt also sehr viel mehr als nur die schlichte Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen.

Es geht um den ersten Eindruck der Unternehmensstruktur und -kultur sowie auch den ersten Kontakt zu den Kolleg*innen.

Mit U2D Aprenia unterstützen wir den Wissenstransfer zwischen allen Usern. Anders als bei einem klassischen Learning-Management-System (LMS) steht nicht das hierarchisch strukturierte Lernen (Top-down-Ansatz) im Vordergrund, sondern die Lernerfahrung der Lernenden! (Learning Experience Plattform) (Verlinkung).

Die Learning-Experience-Platform (LXP) (Verlinkung Blog) U2D Aprenia ermöglicht bestehenden Angestellten kleinteiliges Wissen schnell und einfach in das System zu stellen und somit zu zentralisieren. Dieses ist im Anschluss leicht für einzuarbeitende Mitarbeiter*innen erreichbar.

Um dabei jeden Lerntypen abzuholen, kann der Wissenstransfer als Spark (Verlinkung Blog) auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen.

So kann beispielsweise ein Wissensartikel ausformuliert, ein Video aufgenommen, ein SCORM-Paket eingestellt oder eine Verlinkung auf eine externe Webseite platziert werden.

Ebenso besteht die Möglichkeit den Benutzer*innen ein Dokument zum Herunterladen zur Verfügung zu stellen.



Kontakt zu Kolleg*innen erleichtern


Der erleichterte Kontakt zwischen Kolleg*innen ist durch die Einbindung eines Diskussionsforums, in diesem auch schlichte Alltagsdiskussion wie etwa „Wo gehen wir heute zum Mittagessen?“ geführt werden können, sowie das Nachrichtenmodul (Verlinkung Blog) unterstrichen.

Wie in einem Messenger können mit dem Nachrichtenmodul Sparks geteilt sowie Nachrichten ausgetauscht werden. U2D Aprenia unterstützt so die Interaktion und Kommunikation der Nutzer*innen, optimiert die Lernerfahrung und erweitert das Netzwerk.


Mobiles Lernen - training-on-the-job

Die Digitalisierung ermöglich jedem in nahezu allen Bereichen des Alltags eine Online-Präsenz. Ob das Online-Shopping von Mode und Lebensmitteln, das Downloaden bzw. Hören von Musik oder das Tätigen einer Überweisung.

Aber auch die Arbeitswelt passt sich der heutigen Zeit an. Dass Fachkräfte zunehmend im Homeoffice beschäftigt sind, scheint mittlerweile normal zu sein.

Der Stress im Alltag ist dadurch aber nicht verschwunden. Die fehlende Zeit ist einer der größten Faktoren, die für die meisten Arbeitskräfte gegen eine Weiterbildung oder das Erweitern des Wissen im Allgemeinen spricht.

Die Lerninhalte in U2D Aprenia können jedoch auch nebenher eingesehen werden. Sei es neben der Arbeitstätigkeit oder auch in der Bahn auf dem Heimweg über die U2D Aprenia-App.

U2D Aprenia ermöglicht den Know-how-Transfer von überall!


Gruppen und Kategorien

Die Möglichkeit, dass in U2D Aprenia Inhalte in Form von Sparks von jedem*r Benutzer*in eigenständig eingestellt werden können, ist schon allein ein hervorragendes Konzept um Mitarbeiter*innenwissen intern zu sammeln und an einem Ort zu zentralisieren.

Dennoch gibt es Themen, die bei weitem nicht jeden betreffen oder gar ansprechen.

Mit den „Gruppen“ können sowohl Zielgruppen als auch Themen zusammengefasst werden.

So finden beispielsweise alle neuen Mitarbeiter*innen in der Gruppe „Onboarding“ wichtige Informationen zum Start im Unternehmen.

Alle Sparks rund um das Thema „Bitcoin“ werden dabei beispielsweise in der Gruppe „Kryptowährungen“ gebündelt.





Unterstützung durch den Recommender Algorithmus

Dank unseres Recommender-Algorithmus werden auf Grundlage der Useraktivität qualifizierte und interessante Inhalte empfohlen, um so die Lern-Effektivität zu steigern.

Auf diese Weise erhalten User passende Spark-Vorschläge und das ohne gezielt danach suchen zu müssen.



Möglichkeiten der Einbettung in Ihre Unternehmensarchitektur


U2D Aprenia kann nahtlos in die bestehende Softwarelandschaft eingebettet werden.



So kann eine Schnittstelle zu Ihrem CRM oder LMS angebunden werden.



Außerdem unterstützen wir gerne beim Import und Tagging von vorhandenem Content und vermitteln Sie auch an unsere Partner als Zulieferer von externem Content.



Erhalten Sie weitere ausführliche Informationen zu unserem Wissensmanagementsystem (LXP) und testen Sie U2D Aprenia kostenlos!



Wie Sie mit einem LXP
den Know-how-Transfer
nachhaltig steigern

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Für weitere Fragen oder eine Online-Demo stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung



Andreas Mändlein

Andreas Mändlein
Vertriebsgeschäftsführer


Siegfried Hornung

Siegfried Hornung
Vertrieb